Em tempos de recessão, o estresse se torna uma companhia diária de qualquer profissional. Para não deixar que as incertezas desse período se juntem ao time de vilões da produtividade, o consultor Christian Barbosa, especialista em gerenciamento do tempo, reforça a importância de uma rotina planejada.
Pequenas mudanças, como limitar a agenda, dizer não, agendar as atividades com três dias de antecedência, e registrar seus compromissos em uma agenda ou aplicativo podem fazer você ganhar duas horas a mais por dia.
A fórmula perfeita é subjetiva. Mas, algumas dicas podem ajudá-lo a encontrar a sua. Habituados a combinar trabalho, família, lazer e outros interesses, alguns executivos criaram seus próprios truques para não se tornar reféns do trabalho e ainda assim aumentar a produtividade. Veja algumas recomendações:
ESTABELEÇA HORÁRIOS
Cleusa Maria da Silva, fundadora da Sodiê Doces, transformou sua marca na maior franquia especializada em bolos artesanais do país. São mais de 200 unidades distribuídas pelo Brasil, Cleusa poderia ser mais uma escrava da caixa de e-mails por ter viagens semanais em sua agenda para visitar pessoalmente os franqueados.
“Durmo por volta de meia-noite e acordo às 8 horas. A primeira coisa que faço quando acordo é ler meus e-mails para já resolver o que tem de ser resolvido. Depois disso, só checo a caixa de entrada antes de dormir”, diz.
O especialista Barbosa explica que deixar o e-mail aberto todo o tempo suga toda a produtividade. “Cada interrupção transfere seu cérebro para outra operação mental, e então se perde o raciocínio profundo.” “Estabelecer limites é a melhor solução”, diz.
Além disso, a empresária não se permite perder o foco em viagens de trabalho. Para dar conta de tudo, ela abre mão de toda e qualquer novidade tecnológica, e valoriza a importância de uma secretaria executiva. “Sou adepta da agenda física, de papel, mas também tenho uma boa secretária que me lembra dos compromissos. E isso é fundamental, pois com as viagens, resolvo muitas pendências por telefone”, diz.
Com uma rotina de trabalho que, muitas vezes, ultrapassa oito horas diárias, conciliar a vida pessoal e profissional pode parecer impossível. “Sou metódica em relação a horários e a agenda para que eu não tenha desperdícios no dia a dia. Já cheguei a ter 10 reuniões no mesmo dia, começando uma no minuto que acaba a anterior”, diz Graciela Tanaka, COO da Netshoes.
Pode não parecer, mas mesmo com essa rotina, Graciela consegue arrumar os filhos todas as manhãs e levá-los para a escola, praticar atividade física duas vezes por semana, participar de reuniões familiares, e até, lembrar e participar dos aniversários dos amigos dos filhos. “Sinto que realizar tudo isso me dá mais disposição.”
Barbosa diz que encontrar e exercitar seus hobbies reflete tanto em sua saúde física como mental. “Muitas vezes esses momentos de relaxamento são a melhor oportunidade para o surgimento de soluções importantes para questões profissionais”, diz.
DELEGUE FUNÇÕES
Concentrar todas as decisões de sua empresa acaba consumindo 25% a mais de tempo em seu dia. Carlos Eduardo Ribeiro, 37 anos, CEO da Hub Talent, é mais um no grupo dos que concordam que adotar a gestão colaborativa e descentralizada, com base em uma hierarquia mais aberta e horizontal é essencial para aumentar a produtividade.
“Deixar os mitos dos negócios um pouco de lado é importante para evoluir. As pessoas valorizam demais a correria. Gostam de falar que estão trabalhando muito, por isso centralizam as coisas em si mesmas”, diz. “Se você não confiar em sua equipe, pode fechar a empresa.”
Estabelecer regras para reuniões é outra técnica de Ribeiro, que costuma criar uma pauta compartilhada para que todos cheguem aquecidos as reuniões. “Isso é fundamental para organizar não só o tempo, mas também as ideias.” “Tolerar atrasos e ter formalidades durante reuniões também complica todo o processo, e engessa qualquer agenda”, diz.
ADMINISTRE IMPORTÂNCIAS
Para Johannes Castellano, 48 anos, CEO da Mr. Cheney Cookies, somos os próprios culpados por determinados assuntos se tornarem urgentes. “Tudo o que chega a nós, chega com graus diferentes de importância e de dificuldade. Se optarmos por fazer o menos importante e mais fácil primeiro na ilusão de ganhar tempo, nos perdemos”, diz.
A tese é seguida a risca por ele, que durante 10 anos foi um workaholic e se viu absorvido pela rotina, que lhe tomava todo o seu tempo, e mesmo assim, não era produtiva.
“No final de cada dia, faço um checklist, e preencho minha agenda e horários. Tento não acumular o que não foi cumprido no dia, e já o agendo para o dia seguinte.”
De acordo com Barbosa, a organização e a duração de cada tarefa devem levar em conta o nível de produtividade de cada pessoa ao longo do dia, que é composto por momentos de alto e baixo desempenho.
“Há quem se sinta mais produtivo de manhã, outras, à tarde ou à noite. Portanto, períodos de alto desempenho precisam ser usados para a execução de tarefas mais complexas”. “O importante de hoje será o urgente de amanhã”, diz.
LIMITE A AGENDA
Imprevistos acontecem, e é bom saber lidar com eles. Agenda lotada não é sinônimo de produtividade. Deixar alguns horários vagos para qualquer demanda extra que surja no meio do dia faz com que seus projetos de curto, médio e longo prazo, se realizem dentro do prazo.
Laury Roman, 61 anos, diretor comercial da Ofner, preza pela pontualidade e faz qualquer coisa para não desmarcar um compromisso. “Tenho horário para tudo, inclusive para o lazer e para a família. Por isso, é importante estar preparado para o inesperado sem prejudicar o restante da agenda”, diz.
Barbosa garante que a tática dá certo, pois esse método equilibra a vida do empresário. Estar sempre um passo a frente do momento atual é a chave para ter sucesso com qualidade de vida.
